Zaproszenie do złożenia oferty na atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju Grupy Energa na lata 2025-2026

Gdańsk, 06.10.2025 roku

 

 OGŁOSZENIE

ws. zaproszenia do złożenia oferty

(„Zaproszenie”, „Zapytanie ofertowe”)

                                                                                                       

Szanowni Państwo,

W imieniu Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Energi Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (80-309) przy alei Grunwaldzkiej 472, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000271591, której akta rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, z kapitałem zakładowym w kwocie 4.521.612.884,88 złotych (opłaconym w całości), posiadającej numer identyfikacji podatkowej (NIP) 957-095-77-22, REGON: 220353024 („Zamawiający”, „Energa”) zapraszam niniejszym Państwa do złożenia oferty na atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju Grupy Energa na lata 2025-2026.

Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c. Także w przypadku osiągnięcia porozumienia w sprawie wszystkich postanowień, które były przedmiotem negocjacji, umowa zostanie zawarta, dopiero, o ile dojdzie do pozyskania stosownych zgód Komitetu Audytu oraz Rady Nadzorczej Energi SA, w chwili podpisania (forma pisemna, pod rygorem nieważności) odpowiedniego dokumentu przez umocowanych przedstawicieli Energi SA i firmy audytorskiej.

W przypadku nieuzyskania wewnętrznych zgód korporacyjnych po stronie Energi SA umowa nie zostanie zawarta, a Państwo nie będziecie uprawnieni do jakichkolwiek roszczeń wobec Energi SA dotyczących złożonej oferty, a zwłaszcza wszelkich roszczeń o odszkodowanie lub wykonanie umowy.

 

I. Przedmiot zamówienia – realizacja usług w zakresie wskazanym poniżej:

1. atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju grupy kapitałowej Grupy Energa („Sprawozdanie Zrównoważonego Rozwoju”) za lata 2025 i 2026.

II. Terminy realizacji zamówienia

 Energa SA oczekuje realizacji poszczególnych działań w terminach wskazanych poniżej:

1. raporty i opinie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju Grupy Energa – zgodnie z uzgodnionym harmonogramem,
2. dodatkowe sprawozdania dla Komitetu Audytu Rady Nadzorczej - składane w tym samym dniu, co raporty i opinie z atestacji,

III. Warunki udziału w postępowaniu i oczekiwania wobec firmy audytorskiej

Oferent składając ofertę musi zapewnić, że dokładna identyfikacja Oferenta, określenie „oferta na atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju" oraz podpisy osób upoważnionych do reprezentacji Oferenta w zakresie niniejszego postępowania ofertowego znajdą się, wraz z datą przygotowania oferty, na przekazanych dokumentach.

Podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia musi spełniać następujące wymagania:

1. jest uprawniony do przeprowadzania atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, zgodnie z art. 46 ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym,
2. spełnia warunek do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii w zakresie określonym w art.69 – 73 oraz 74 Ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym,
3. posiada polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej zgodnie Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Finansów z dnia 7 listopada 2017 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej firmy audytorskiej, art. 53 Ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym,
4. uzyskał w Polsce przychody w wysokości co najmniej 30 000 000 PLN (słownie: trzydzieści milionów złotych) z tytułu usług rewizji finansowej za ostatni pełny rok obrotowy,
5. dysponuje w Polsce osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. zatrudnia na umowę o pracę co najmniej 25 (dwadzieścia pięć) osób wpisanych do krajowego rejestru biegłych rewidentów – potwierdzenie poprzez podanie imiennej listy,
6. potwierdza gotowość udziału w posiedzeniach organów oceniających (Rada Nadzorcza, właściwe Komitety) Energi,
7. potwierdza gotowość obecności na Walnym Zgromadzeniu Energi zatwierdzającym sprawozdania w celu złożenia stosownych wyjaśnień i informacji,
8. posiada ugruntowaną pozycję na europejskim rynku usług audytorskich – potwierdzenie poprzez podanie listy minimum 10 klientów audytowych Oferenta lub sieci, do której należy Oferent z ostatnich 3 lat notowanych w ramach indeksów FTSE 100 oraz DAX na giełdach odpowiednio w Londynie i Frankfurcie w kolejności zależnej od wielkości ich przychodów ze sprzedaży (od największej do najmniejszej). Wskazanie dodatkowej listy klientów (tj. powyżej 10, ale łącznie nie więcej niż 20), będzie podlegało ocenie przez Zamawiającego w ramach kryteriów jakościowych,
9. posiada doświadczenie audytowe w branży energetycznej, w spółkach notowanych na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych i spółkach z udziałem Skarbu Państwa z ostatnich 3 lat – potwierdzenie poprzez podanie listy minimum 1 klienta audytowego z ostatnich 3 lat. Wskazanie dodatkowej listy klientów będzie podlegało ocenie przez Zamawiającego w ramach kryteriów jakościowych.

 IV. Warunki, jakim powinna odpowiadać oferta oraz sposób jej przygotowania

Oferta powinna obejmować:

1. oświadczenie Oferenta zgodnie z Załącznikiem 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać Oferentów do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają oni wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów,
2. opis działalności Oferenta, w tym informacja o wpisie do rejestru biegłych rewidentów i na listę podmiotów uprawnionych do atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju,
3. informacja o placówkach / oddziałach w Polsce,
4. informacja o sumie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej,
5. potwierdzenie gotowości wykonania prac w zakresie określonym w pkt. I, w terminach określonych w pkt. II oraz spełnienia warunków określonych w pkt. III niniejszego zaproszenia.
6. skład zespołu dedykowanego do realizacji prac, w tym:

• • życiorysy osób proponowanych do wykonania prac (bez danych osobowych),
  • określenie zajmowanych stanowisk wraz z przewidywanym zaangażowaniem czasowym,
  • udokumentowane doświadczenie w zakresie przeprowadzania atestacji sprawozdań zrównoważonego rozwoju dla grup kapitałowych,

7. oświadczenie o wyznaczeniu jako kluczowego biegłego rewidenta atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, osoby wpisanej do rejestru biegłych rewidentów i tym samym o spełnianiu przez nią warunków określonych w art. 4 ust. 2-5 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym,
8. oświadczenia firmy audytorskiej i członków zespołu wykonującego atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju o spełnianiu wymogów niezależności, o których mowa w art. 69-73 Ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, z uwzględnieniem klauzuli, o której mowa w art. 74 ust. 2 Ustawy,
9. opis proponowanej metodyki przeprowadzenia atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju.
10. propozycję wysokości wynagrodzenia (wynagrodzenie ryczałtowe) za atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju zgodnie z zakresem przedstawionym w pkt. I, osobno dla roku 2025 i 2026 wraz z podaniem wszelkich kosztów dodatkowych związanych z realizacją usług (jeżeli planowane), zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3.
    W ofercie należy podać ceny netto (bez należnego podatku VAT),
11. informację o proponowanych zasadach odpowiedzialności Oferenta z tytułu niewykonania lub nieprawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia,

V. Sposób i termin złożenia oferty oraz termin otwarcia ofert

1.  

1. Przesłanie informacji o chęci złożenia oferty do dnia 14 października 2025 roku (tydzień od publikacji zaproszenia).
2. Oferta powinna zostać przesłana w formie pisemnej w zamkniętej kopercie oraz w formie elektronicznej zabezpieczonej hasłem na adres e-mail: karolina.grochowska@energa.pl w terminie do dnia 23 października 2025 roku, do godz. 15.00 CEST, na adres: Energa SA – Sekretariat, XI piętro, al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk, z dopiskiem „Oferta na atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju Grupy Energa”. Hasło powinno zostać przesłane w ww. terminie w formie elektronicznej, w odrębnej wiadomości.
3. Oferta składana pocztą lub przesyłką kurierską jest uważana za złożoną w terminie, jeżeli przesyłka zostanie doręczona i odebrana do dnia i godziny wskazanych w zdaniu poprzednim.
4. Oferta zostanie otwarta w terminie do 5 dni od upływu terminu wskazanego w pkt. 2 powyżej. Otwarcie ofert następuje bez udziału Oferentów.
5. Energa SA zastrzega sobie prawo do:

a. przedłużenia terminu złożenia i otwarcia oferty,
b. rezygnacji z wybranych usług objętych przedmiotem zamówienia,
c. negocjacji, także w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy oraz zmiany lub uzupełnienia oferty,
d. uzyskania od Oferenta wyjaśnień co do warunków oferty, w tym wskazanej ceny,
e. unieważnienia zamówienia i poszczególnych jego części na każdym etapie postępowania, również bez podania przyczyny,
f. dokonywania poprawek oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych w ofercie.

      6. Realizacja powyższych uprawnień Energi nie będzie rodziła dla Energi żadnej odpowiedzialności prawnej lub finansowej. W szczególności             nie będziecie Państwo uprawnieni do domagania się jakiegokolwiek odszkodowania z tytułu utraconych korzyści związanych z brakiem                 przyjęcia Państwa oferty.
      7. Złożona przez Państwa oferta będzie ważna przez 60 (sześćdziesiąt) dni od daty określonej w pkt. 2 powyżej. W uzasadnionych                         przypadkach, przed upływem terminu związania złożoną ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o wyrażenie zgody na                       przedłużenie terminu ważności oferty.
     8. Oferta złożona po upływie terminu określonego do jej przyjmowania nie będzie podlegać rozpatrzeniu.
     9. Zamawiający nie będzie zwracał ofert odrzuconych lub tych, które nie zostały wybrane.

VI. Pozostałe informacje

1. Niniejsze Zaproszenie do złożenia oferty poddane jest prawu polskiemu. Językiem oferty i postępowania ofertowego będzie język polski.
2. Energa SA zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w treści niniejszego Zaproszenia.
3. Energa SA zastrzega sobie prawo nie przyjęcia oferty bez podania przyczyny.
4. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Państwa firma. Niezależnie od wyników postępowania ofertowego, Energa SA nie będzie odpowiedzialna ani dłużna w jakikolwiek sposób za koszty lub straty poniesione przez Państwa w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Zobowiązujecie się Państwo do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego Zaproszenia jako informacje chronione. Informacje dotyczące faktu zaproszenia Państwa do złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Państwa jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Energi SA na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji.
6. Energa zastrzega sobie prawo do wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych ofert, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu oferty złożonej w odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie.

VII. Sposób uzyskiwania informacji niezbędnych do przygotowania i złożenia oferty oraz osoba do kontaktów

1. W trakcie przygotowania ofert, Oferent ma prawo zgłaszać pytania dotyczące niniejszego Zaproszenia.
   Pytania powinny być kierowane w formie elektronicznej na adres: alina.skorb@energa.pl.
2. Odpowiedzi zostaną przesłane do Oferenta w miarę możliwości niezwłocznie, z zastrzeżeniem możliwości odmowy udzielenia odpowiedzi bez podania przyczyny.

 

Z poważaniem,

Przewodniczący Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Energi SA